Política de tratamiento de datos personales

Sofix (sofix.com.co) es un servicio de BOLETA OFICIAL S.A.S, NIT 902.089.517-0. Es la empresa que decide sobre el tratamiento de los datos de las cuentas de Sofix y quien responde por esta política.

• Razón social: BOLETA OFICIAL S.A.S
• NIT: 902.089.517-0
• Domicilio: Carrera 18 # 88-72, Bucaramanga, Santander, Colombia
• Correo de datos personales y PQRS: datos@sofix.com.co
• Teléfono: +57 317 490 3535
• Sitio web: https://sofix.com.co

Usamos las definiciones de la Ley 1581 de 2012:

• Titular: la persona natural a quien se refieren los datos.
• Dato personal: cualquier información que identifica o permite identificar a una persona natural.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo mal uso puede generar discriminación (por ejemplo, salud, origen étnico, orientación política o datos biométricos).
• Tratamiento: cualquier operación con datos personales, como recogerlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o borrarlos.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable.
• Autorización: tu consentimiento previo, expreso e informado para tratar tus datos.
• Transmisión: enviar datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable, dentro o fuera de Colombia.

Sofix ofrece aplicaciones prácticas que resuelven una sola cosa cada una. Una empresa o persona crea un espacio de trabajo, activa las apps que necesita por una suscripción mensual con cupos de usuarios e invita a su equipo.

• Somos responsables de los datos de las cuentas: las personas que se registran, los miembros de cada espacio y quienes nos escriben por PQRS o habeas data.
• Somos encargados de los datos que cada espacio guarda dentro de sus apps sobre sus propios clientes, empleados, proveedores o visitantes. En ese caso el espacio es el responsable: decide qué datos guarda y para qué, y debe tener la autorización de esas personas. Nosotros solo los tratamos para prestarle el servicio y según sus instrucciones.

Si tus datos los registró un espacio (por ejemplo, una empresa que te atiende), puedes dirigirte a esa empresa o radicar tu solicitud en /habeas-data: coordinamos con el espacio para responderte.

• De tu cuenta: nombre, correo, contraseña (guardada solo como huella cifrada, nunca en texto claro), idioma y los espacios de los que eres miembro con tu rol.
• De tu espacio y su suscripción: nombre del espacio, país y moneda, logo si lo subes, apps activas, cupos y usuarios asignados, y los datos de facturación que acuerdes con nosotros.
• De uso y seguridad: dirección IP, tipo de navegador, fecha y hora de ingresos, sesiones abiertas y una bitácora de las acciones importantes dentro de cada espacio.
• De tu perfil, si los das: tu celular, tu cargo y la imagen de tu firma.
• De notificaciones: si activas los avisos en tu navegador, guardamos la dirección de suscripción que el navegador nos entrega para poder enviártelos.
• De tus solicitudes: lo que escribes en los formularios de PQRS y habeas data (nombre, correo, teléfono y documento si los das, y la descripción), con la IP y el navegador desde donde los enviaste.

No pedimos datos sensibles para tu cuenta. Si un espacio decide guardar datos sensibles de sus clientes en una app, debe tener la autorización expresa de cada titular.

• Crear y mantener tu cuenta y tus espacios, y dejarte ingresar de forma segura.
• Prestar las apps que activas, asignar cupos y controlar quién puede ver qué dentro de cada espacio.
• Gestionar la prueba gratis, la suscripción, los cobros y la facturación.
• Enviarte correos de servicio: bienvenida, invitaciones, recuperación de contraseña, avisos de vencimiento y cambios en tu suscripción.
• Enviarte notificaciones en el navegador, solo si las activas.
• Firmar los documentos que tú creas dentro de un espacio y que ese espacio envía a sus clientes, por ejemplo las cotizaciones: llevan tu firma, tu nombre, tu cargo, tu correo y tu celular. Solo salen en los documentos que tú creas; puedes cambiar o quitar tu firma y tu cargo en Mi perfil cuando quieras, y lo ya enviado no cambia.
• Atender tus PQRS y solicitudes de habeas data.
• Proteger el servicio: prevenir abusos, limitar intentos y investigar incidentes de seguridad.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias en Colombia.

No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad de terceros. Si algún día queremos usarlos para algo distinto, te pedimos una nueva autorización antes.

Al crear tu cuenta marcas una casilla con la que autorizas el tratamiento según esta política. Guardamos la fecha y hora, la IP, el navegador y la versión de la política que aceptaste.

Puedes revocar la autorización cuando quieras desde /habeas-data. La revocación no procede mientras tengas un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo, una obligación de facturación vigente.

Como titular, la ley te da derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado, cuando lo pidas, sobre el uso que les damos.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no se respeten tus derechos o ya no sean necesarios.
• Recibir tus datos en un formato estructurado (portabilidad).
• Consultar gratis tus datos al menos una vez al mes y cada vez que cambie esta política.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite con nosotros.

Radica tu solicitud en /habeas-data o escríbenos a datos@sofix.com.co. Indica tu nombre, el correo con el que te conocemos, qué pides y, si es un reclamo, los hechos y los documentos que quieras hacer valer. Te enviamos un acuse con el número de radicado y la fecha límite.

Contamos los plazos en días hábiles de Colombia desde el día siguiente a recibir la solicitud:

• Consulta (conocer qué datos tenemos) y portabilidad: 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos antes de que venza el plazo, con el motivo, y respondemos a más tardar 5 días hábiles después.
• Rectificación, supresión, revocación de la autorización y reclamo: 15 días hábiles. Se pueden prorrogar una sola vez hasta por 8 días hábiles más, avisándote antes del vencimiento y con el motivo.
• Si un reclamo llega incompleto, te pedimos lo que falta dentro de los 5 días hábiles siguientes a recibirlo. Si pasan 2 meses desde ese aviso sin que lo completes, entendemos que desististe.

Si la solicitud no llega desde tu sesión de Sofix con el mismo correo de tu cuenta, antes de responder verificamos tu identidad por otro medio.

Para peticiones, quejas, reclamos y sugerencias sobre el servicio usa /pqrs: respondemos en 15 días hábiles.

No entregamos tus datos a terceros para sus propios fines. Para prestar el servicio usamos estos proveedores, que actúan como encargados y pueden estar fuera de Colombia:

• IONOS: aloja el servidor privado (VPS) donde corren Sofix y su base de datos.
• Cloudflare: resuelve el dominio (DNS) y recibe los correos que llegan a nuestras direcciones para entregárnoslos.
• El servicio de notificaciones de tu navegador (según el navegador que uses): entrega los avisos que activas; el contenido viaja cifrado.

Los correos que te enviamos salen de nuestro propio servidor. Los pagos se acuerdan directamente con Sofix; cuando haya pago en línea actualizaremos esta política e informaremos el proveedor.

Al aceptar esta política autorizas esas transmisiones, necesarias para prestar el servicio (art. 26 de la Ley 1581 de 2012). También entregamos datos a una autoridad cuando una norma o una orden lo exige.

• Conexión cifrada (HTTPS) en todo el sitio.
• Contraseñas guardadas solo como huella cifrada y límite de intentos de ingreso.
• Cada espacio ve solo sus propios datos; los archivos se sirven después de comprobar que perteneces al espacio.
• Acceso interno restringido y bitácora de las acciones importantes.
• Copias de respaldo de la base de datos.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, te avisamos y lo informamos a la Superintendencia de Industria y Comercio como manda la ley.

Usamos solo cookies necesarias: la de tu sesión, la del idioma, la del espacio activo y la del estado del menú. No usamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros.

Guardamos tus datos mientras tu cuenta o tu espacio estén activos y, después, solo el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y de atención de reclamos. Las solicitudes de PQRS y habeas data y su historial se conservan como prueba de su atención.

Si pides la supresión y no hay un deber legal de conservarlos, borramos o anonimizamos tus datos y te confirmamos cuando esté hecho.

Sofix es un servicio para empresas y personas mayores de edad: una persona menor de 18 años no puede crear una cuenta. Si un espacio registra datos de menores en sus apps, debe contar con la autorización de su representante legal y respetar el interés superior del menor.

Esta es la versión 1.1, vigente desde el 29 oct 2026. Si la cambiamos de forma sustancial, te avisamos por correo antes de que el cambio rija y, si cambia la finalidad, te pedimos una nueva autorización.

La autoridad de protección de datos en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).